¿A qué retos os enfrentasteis cuando empezasteis a usar OpenUp?
Tenemos empleados muy diferentes, desde trabajadores de oficina a personal de logística. Como sus necesidades y sus actividades son tan diferentes, no podíamos desarrollar una solución que se adaptara a todas las personas. Por eso, al principio, queríamos implementar OpenUp de manera gradual e informar a los departamentos relevantes, como el de marketing y el de recursos humanos. Después, pensamos en ofrecer OpenUp a aquellos departamentos que hubieran estado sometidos a una mayor presión durante la pandemia, por ejemplo, porque los clientes no quisieran ponerse las mascarillas o por los cierres de las tiendas como consecuencia del confinamiento.
No obstante, debido a la guerra de Ucrania, al final decidimos ofrecer OpenUp a todos los empleados a la vez. En esta situación sin precedentes, queríamos dar a todos nuestros compañeros la oportunidad de recibir ayuda al mismo tiempo. Por mucho que nuestros empleados trabajen en distintas áreas, una guerra hace que afloren nuestros mayores miedos, seamos de donde seamos y hagamos lo que hagamos. Así que decidimos implementar OpenUp en toda la empresa en un breve periodo de tiempo.
Al final, ¿cómo llevasteis a cabo este proceso, sobre todo en áreas tan diferentes como la logística y las tiendas?
Hablamos de OpenUp en nuestros canales de comunicación internos en la empresa y lo mencionamos en las reuniones de departamento. Para nuestro departamento de logística, creamos materiales y pósteres: como esos empleados no trabajan con ordenadores, hubiera sido menos efectivo mandarles un correo electrónico. También elaboramos materiales audiovisuales que están disponibles en formato digital para todos los empleados. Para las tiendas, grabamos unos vídeos con dos dependientes que estaban dispuestos a hablar de sus experiencias. Esta fue nuestra forma de asegurarnos de que teníamos embajadores en distintas áreas.
No obstante, en mi experiencia, es mejor no dar toda la información de golpe. Lo más efectivo es hablar de ello en distintas ocasiones, pues conforme llegan nuevos empleados es fácil que se vayan olvidando los detalles. El mensaje solo llega si lo repites con frecuencia.